Hay muchas personas y cosas que nos hacen perder el tiempo, pero la mayoría de veces lo hacen con nuestro consentimiento. Bueno, como mínimo, no ponemos demasiado empeño en evitarlos. La razón básica es que no valoramos nuestro tiempo como es debido. El tiempo es oro.
Si dejamos que los ladrones de tiempo campen a sus anchas por nuestra vida, entraremos en una dinámica muy negativa. Necesitaremos más tiempo para hacer nuestras obligaciones y tendremos que sacarlo de algún sitio, así que no tendremos más remedio que dedicar menos tiempo a lo que nos gusta, a nuestra familia, amigos y aficiones. Y eso no gusta
Algunos de estos ladrones vienen del exterior y otros los generamos nosotros mismos. Algunos son evidentes y otros pasan inadvertidos, nos quitan unos minutos cada vez, que al final de la semana se convierten en horas. En cualquier caso, aquí tienes una lista de los más importantes. Conocerlos y detectarlos es el primer paso para erradicarlos:
- Desorganización personal. Si no te organizas, perderás infinidad de tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo. Organízate con eficacia (siempre recomiendo GTD como método de organización personal, pero cualquier sistema que te permita gestionarte es perfectamente válido). Dedica todos los días un pequeño rato a organizar tus cosas y ganarás mucho tiempo después. Planifica, agrupa tareas parecidas dentro de un mismo contexto y prepara un plan diario de acción.
- Objetivos confusos. Si no tienes claros tus objetivos, no podrás definir el trabajo a realizar ni planificarlo adecuadamente. Además, las prioridades cambiarán constantemente y generarán conflictos. Define claramente tus objetivos a corto, medio y largo plazo, y hazlo periódicamente. Separa lo importante de lo urgente.
- No tomar decisiones. Esperar a tener toda la información necesaria para tomar una decisión puede provocar una crisis o que desperdicies una oportunidad. Toma las decisiones cuanto antes; en ocasiones será más eficiente decidir sin suficiente información. Las indefiniciones sólo generan más confusión.
- No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará perder muchísimo tiempo. Aquí tienes ayuda al respecto: Razones y Consejos para Decir NO.
- Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y con menor coste. Y ese es un grave error.
- Falta de concentración. Evidentemente, el trabajo excesivo, la fatiga, el estrés y otros factores pueden pasar factura. Aquí tienes 15 Consejos para Mantener la Motivación y la concentración.
- Mala comunicación. Cuando aceptes un trabajo o delegues una tarea, debe haber una comunicación clara. Transmite las necesidades con claridad y asegúrate de que el mensaje ha llegado correctamente. Escucha con atención. Si se hace mal el trabajo, habrá que modificarlo o rehacerlo, y eso supondrá romper tu actual planificación y entrar en estado de emergencia.
- Aplazar tareas. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal (provocando el ya mencionado estado de emergencia). Hazlas cuanto antes y evitarás el estrés y la culpabilidad que se genera al aplazarlas.
- Interrupciones. Además del tiempo que te quita una interrupción en sí misma, se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida. Si tienes visitas inesperadas, pide disculpas e intenta posponerlas a un momento más adecuado. Corta de forma educada y firme a los pesados habituales de tu empresa (siempre los hay). Igualmente, con cortesía, corta las conversaciones teléfonicas innecesarias. Desconecta el móvil en los momentos que necesites máxima concentración.
- Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica de 2 a 4 momentos al día en los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos que no necesites.
- Reuniones. Suelen hacer perder mucho tiempo, con el agravante de que afectan a mucha gente. Si 8 personas pierden 30 minutos en una reunión, son 4 horas de trabajo perdidas. En primer lugar, siempre hay que evaluar la necesidad de la reunión y convocar sólo a las personas implicadas. Se deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo. Aquí tienes una serie de buenas prácticas para realizar reuniones efectivas.
- Crisis o estados de emergencia. Son la locura. Todo se va al garete. La mayoría de ellas son consecuencia de algo que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de los posible. ¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas, organizando, planificando, tomando decisiones, comunicando con claridad, diciendo NO a lo innecesario, delegando correctamente, eliminando interrupciones… no permitiendo que te roben tu tiempo.
